Gemeente Leiden - Hoofd grondzaken ai: opdrachtgever aan het woord

‘Op weg naar een marktgerichte vastgoedorganisatie’. Zo vat Ingeborg de Jong, afdelingsmanager vastgoedontwikkeling en grondzaken bij de gemeente Leiden, de afgelopen drie jaar samen. Sinds medio 2012 werkt ze aan de professionalisering van deze, een kleine 50 FTE’s tellende, afdeling.

Ingeborg de Jong schetst allereerst het beeld bij haar entree, drie jaar geleden. ‘Net als elke andere gemeente was Leiden geconfronteerd met een veranderende vastgoedmarkt. Allerlei rapportages, onder andere het jaarlijkse onderzoek in opdracht van het Rijk naar gemeentelijke grondbedrijven, toonden aan dat dit een landelijke ontwikkeling was’.
‘De bomen groeiden niet meer de hemel in, als ik het zo mag samenvatten. Er was behoefte aan meer en beter inzicht in de eigen vastgoedportefeuille. Wat is nu de werkelijke marktwaarde van onze panden, hoeveel kosten maken we, waar liggen de risico’s, dat soort vragen. Meer en beter inzicht was dus nodig, ook om meer en beter te kunnen sturen’.
‘De opdracht was duidelijk: het verbeteren van de bedrijfsvoering, beter inzicht in de vastgoedportefeuille, het krijgen van meer tijdig inzicht in de grondexploitaties, het verbeteren van de interne administratie en ten dienste van dit alles het aanschaffen van ondersteunende ICT-systemen. Op deze wijze kunnen we als afdeling Vastgoedontwikkeling en Grondzaken beter analysen en sturen, en B en W en de Gemeenteraad adequaat informeren’.

Drie jaar later
Anno 2015 is, vertelt Ingeborg de Jong, ‘de bedrijfsvoering aanzienlijk verbeterd, want vereenvoudigd. De rapportages zijn dunner en we hebben betere sturingsmogelijkheden. We hebben ons voorzien van een beter risicomanagement. En niet in het minste, we hebben een nieuwe Nota Grondbeleid, die inmiddels door de Raad is vastgesteld, en het kader vormt voor het gemeentelijk grondbeleid’.
‘We’, dat zijn naast haarzelf, vermogensbeheerder Ton Seijkens en teamleiders Hans Heshusius en Edward van Schaijk van OPPS. Hans werd door Ingeborg uit de gemeentelijke organisatie aangetrokken om als teamleider vastgoedontwikkeling aan de slag te gaan. Edward werd ingehuurd om het team grondzaken aan te gaan sturen.
‘Anno 2012 was er te weinig inzicht in de vastgoedportefeuille. Edward begon met het analyseren van de te verbeteren punten. Toen dit allemaal in beeld was, konden we aan de slag. En daar was de hele afdeling bij betrokken. Voor de grondexploitaties, de verantwoordelijkheid van Edward, hebben we bijvoorbeeld de verslaglegging aan de gemeenteraad vereenvoudigd. We geven de hoofdlijnen weer en maken halfjaarrapportages, waardoor tijdig inzicht ontstaat en dus ook bijsturing sneller kan’.
Ingeborg toont aan de hand van een praktijkvoorbeeld het verschil. Een grondexploitatie van een project van 10 pagina’s uit 2012 met veel tekst is anno 2014 teruggebracht tot een handzaam overzicht van factsheets, op een halve pagina. ‘Dit maken we nu elk half jaar’.

Eerste mijlpalen bereikt
In een interne nieuwsbrief worden met trots de bereikte resultaten van de afdeling opgesomd. De vereenvoudiging van de grondexploitaties en het inzicht in de vastgoedportefeuille is er een van. Maar de afdeling is ook verantwoordelijk voor het erfpacht en het parkeren. Ook op die laatste twee terreinen zijn grote stappen gezet, met name een betere financiële vastlegging en verantwoording van de resultaten.
‘Edward speelt hierin een belangrijke rol’, aldus Ingeborg. Hij geeft als teamleider leiding aan het team dat bezig is met grondexploitaties, houdt zich bezig met het verbeteren van de bedrijfsvoering, het opstellen van de Nota Grondbeleid, maakt deel uit van het MT van de afdeling en heeft een aantal ingewikkelde dossiers afgehandeld. Daarnaast stuurt hij het verkoopteam aan. Als gemeentelijke organisatie maken we de slag om te luisteren naar onze inwoners en onze partners, in plaats van dit zelf te willen bepalen. Vanuit zijn brede ervaring levert Edward een waardevolle bijdrage aan deze gewenste gedragsverandering’.

Verlanglijstje
Daarmee is het werk niet gedaan. ‘We hebben nog genoeg verbeterpunten op onze verlanglijst staan, zegt Ingeborg. ‘We hebben de nieuwe ICT-systemen voor grondexploitatie en erfpacht aangeschaft, maar ze zijn nog niet vol in bedrijf. Daar gaan we nu mee aan de slag’. Daarnaast voorziet zij nog een aantal andere taken. ‘Denk maar eens aan de rol van de gemeente waar het gaat om nieuwe ruimtelijke ontwikkelingen en in de samenwerking met buurgemeenten. Want als gemeente heb je natuurlijk je wettelijke verantwoordelijkheden en moet je richting je inwoners en “de markt” je rol blijvend bekijken op je toegevoegde waarde. Kun je als gemeente een initiatief van een ander mogelijk maken, zijn er goede voorbeelden beschikbaar bij andere gemeenten, zijn er andere samenwerkingsvormen met marktpartijen die interessant zijn, dat soort vragen’.
Dat bij dit alles Edward, als interim teamleider werkt vanuit OPPS, is een groot pluspunt, constateert Ingeborg. Hij neemt niet alleen zijn eigen kennis mee, maar ook de kennis en ervaring van zijn collega’s.’