Te onderscheiden fasen

OPPS levert advies, procesmanagement, projectmanagement, directievoering, training en feedback in de verschillende te onderscheiden fases in een publiek private samenwerking:

De initiatieffase is de fase waarin de opdrachtgever onderzoekt of de ideeën over een project kunnen worden omgezet naar een realistisch en haalbaar project. Hierbij is vooral aandacht voor interne verkenning van de organisatie, het plan en de daarbij horende randvoorwaarden.

OPPS helpt de opdrachtgever in deze fase door het scherpstellen van de huisvestingsvraag door de juiste vragen te stellen en de haalbaarheid van het project te toetsen. Dit doen wij eerst door het project en de organisatie zelf te analyseren op:

  • Interne organisatie;
  • Projectscope en projectoptimalisering;
  • Financiële scope.

Waarna wij de opdrachtgever adviseren en begeleiden met het kiezen van een passende contractstructuur, al dan niet met behulp van marktconsultatie, en de aanbestedingsvorm om uiteindelijk te komen tot interne besluitvorming over de haalbaarheid van het project.

OPPS stelt voorop dat de gekozen samenwerkingsvorm past bij de organisatie van de opdrachtgever, bij de ambitie en de situatie van het project.
Dat geldt voor grote projecten, maar kan ook voor kleinere (regionale) projecten gelden, ondanks de transactiekosten rondom PPS-en.
Als onafhankelijk adviseur geven wij objectief advies, ook wanneer wij concluderen dat een integrale contractvorm niet de meest geschikte oplossing is.

OPPS is een van de deelnemers van PPS netwerk die de PPS Toolkit light heeft ontwikkeld. De PPS toolkit, of onderdelen daarvan, kunt u aanvragen bij PPS Netwerk.

De definitiefase is de fase waarin het project concreet worden uitgewerkt tot plannen en contracten, zoals het opstellen van het programma van eisen (vraagspecificatie of outputspecificatie).

OPPS heeft veel kennis en ruime ervaring in:

  • Het adviseren over de projectscope;
  • Het adviseren over de aanbestedingsstrategie;
  • Het adviseren over inrichting en besturing projectorganisatie;
  • Het opstellen van ambitiedocumenten;
  • Het opstellen van outputspecificaties, zowel voor een gebied, gebouw als voor diensten én monitoring;
  • Het opstellen van het contract en andere documenten rondom deze aanbestedingsvorm;
  • Het adviseren rondom de financiering van het project;
  • Het begeleiden van interne (werk)afspraken;
  • Het begeleiden in de selectie van externe partijen.

De definitiefase zit bij een aantal van onze adviseurs in de genen. OPPS kiest voor een transparante, stapsgewijze aanpak. De werkzaamheden worden opgedeeld in duidelijke afgebakende stappen. Elke stap wordt afgerond met een concreet resultaat waarna de volgende stap kan worden gestart. Voor alle betrokkenen is vooraf helder wat hun inzet en bijdrage per stap is.

De aanbestedingsfase is de fase waarin het project 'in de markt' wordt gezet.

Wij ondersteunen de opdrachtgever in de vormgeving van het aanbestedingsproces en bijbehorende aanbestedingsdocumentatie (onder andere leidraden, nota’s van inlichtingen, selectie- en gunningscriteria). Wij adviseren de opdrachtgever over de aanbestedingsstrategie. Daarnaast kunnen wij adviseren over en bijdragen aan documenten ten behoeve van besluitvorming.

OPPS is ervaren met het trainen en uitvoeren van verschillende rollen tijdens deze fase:

  • Geven van dialoogtrainingen aan dialoogteams;
  • Voorzitten dialooggesprekken of deelname als specialist, bijvoorbeeld voor dienstverlening en monitoring;
  • Geven van ‘second opinion’ op de aanbestedingsdocumenten;
  • Borgen kwaliteit van de stukken;
  • Toetsen en beoordelen indieningsstukken;
  • Deelname in beoordelingscommissie/jury.

OPPS onderscheidt zich in deze markt door de persoonlijk aanpak. Wij hebben de focus op de betrokkenen van het project. Aanbestedingsprocedures zijn vrij gestandaardiseerd door regelgeving, maar elk project en projectteam vraag om een unieke aanpak. Wij vinden de samenwerking, een goede start-up, informatie-uitwisseling en de samenstelling van de verschillende teams essentieel voor een succesvolle aanbesteding.

Naast het adviseren van opdrachtgevers, ondersteunt OPPS in deze fase ook opdrachtnemer / consortia. Natuurlijk doen wij dit alleen bij de projecten waar OPPS niet betrokken is aan de opdrachtgeverszijde.

Juist omdat OPPS zo goed weet wat er speelt aan de opdrachtgeverszijde, kunnen wij opdrachtnemers helpen in deze fase de documenten juist te interpreteren en om te zetten naar adequate beantwoording.

De realisatiefase is de fase waarin de gecontracteerde opdrachtnemer het (eerste deel) van de opdracht gaat uitvoeren: het uitwerken van de (ontwerp)plannen tot bouwkundige uitvoering, het aanvragen van de benodigde vergunningen en de werkelijke bouw. Maar ook het voorbereiden van de exploitatiefase vindt gedurende de realisatiefase aan. Denk aan het operationaliseren van de facilitaire dienstverlening en de monitoring. Deze fase eindigt bij de oplevering, in PPS termen ook wel beschikbaarheidscertificaat genoemd.

Wij adviseren én begeleiden de opdrachtgever in deze fase met alle procedures rondom het aanvangscertificaat, beschikbaarheidscertificaat en voltooiingscertificaat. In deze fase gaan ook de contractuele afspraken een rol spelen. Hierbij kan OPPS bijvoorbeeld helpen met:

  • Het maken en borgen van de interne afstemming;
  • Het afstemmen tussen opdrachtnemer / opdrachtgever;
  • Het communiceren naar externe belanghebbenden;
  • Het maken van afspraken en controle rondom kwaliteitsborging;
  • Het wijzigingenbeheer van de outputspecificatie;
  • Het inrichten van het monitoringsysteem;
  • Het beheersen van afwijkingen en wijzigingen op het contract.

OPPS weet wat er aan de voorkant is uitgevraagd door opdrachtgever en weet wat opdrachtnemer heeft geboden. OPPS is daardoor heel goed in staat om tijdens de realisatiefase te bewaken dat de bieding, dus de belofte, daadwerkelijk wordt gerealiseerd. Dit vraagt om een constructieve samenwerkingsrelatie met opdrachtnemer, beide partijen hebben elkaar namelijk nodig. Blijven communiceren in deze fase is essentieel, zeker als er sprake is van conflictsituaties, samen kun je het oplossen. OPPS begrijpt de belangen van beide partijen en is daardoor heel goed in staat om deze rol te vervullen voor opdrachtgever.

De exploitatiefase is de fase waarin de opdrachtgever gebruik gaat maken van zijn nieuwe huisvesting en de opdrachtnemer de diensten conform het contract uitvoert. De exploitatieperiode duurt meestal tussen de 20 en de 30 jaar en wordt afgesloten met een Overdrachtscertificaat.

OPPS helpt in deze fase zowel opdrachtgever als opdrachtnemer in het ‘life-cycle’-denken. Partnership vraagt om samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en samenwerking vraagt weer om een team dat daartoe in staat is. OPPS helpt partijen bij het vormen van één team, waarbij zowel de harde kant (het contract) als de zachte kant (de relatie) van samenwerking de aandacht krijgen. Daarnaast borgt OPPS het maken en naleven van afspraken. Dit kan zijn op het gebied van:

  • Opstellen interne organisatie;
  • Uitvoeren monitoring;
  • Uitvoeren van diensten;
  • Afstemmen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer;
  • Beheersen van afwijkingen en wijzigingen op het contract.

Wij weten hoe belangrijk het is om in de eerdere fasen goede afspraken te maken over de exploitatie. Met onze ervaring weten wij over welke onderwerpen nog nadere afspraken moeten worden gemaakt of die nog verder moeten worden uitgewerkt.om de samenwerking verder vorm te geven Dat vraagt in aanvang van beide partijen een extra inspanning, zodat de gebruikers uiteindelijk naar tevredenheid gebruik maken van de huisvesting inclusief de dienstverlening.

Een aantal adviseurs van OPPS hebben in facilitaire organisaties gewerkt en ingrijpende veranderingsprocessen begeleid. Hierdoor weten zij als geen ander hoe er binnen facilitaire organisaties wordt gewerkt, welke cultuur daar heerst en hoe belangrijk het is om zo’n groot veranderingsproces zorgvuldig te doorlopen en de gebruikers hierin goed te begeleiden.